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青岛OA档案信息管理系统_提升企业档案管理水平_加快检索再利用速度
发布者:qdtill 发布时间:2022-4-19 阅读:95

一、现状

       档案管理由于其特殊性、繁复性、重要性、历史性等特征,很多企事业单位在这部分的管理明显跟不上现代信息化发展水平。

主要突出表现的问题是

  • 档案管理无序化
  • 档案管理人工工作量巨
  • 检索再利用困难
  • 无法适应企业信息化带来的无纸化归档要求

       

       企业信息化发展起来后,几乎所有办公流程、邮件、收发文、公文、公告等重要业务,全部实现无纸化办公存储。其中重要的公文、流程、收发文等,按照企业管理规则,全部需要归档保存;还有OA系统中流转传递的种种重要邮件、文档、公告等,也有归档的需求。个人空间有限(100-200M),是无法满足所有邮件、流程、公文的永久保存的。所以在此情况下,重要文件的归档管理需求,显得更加突出。

       

      所以让企业重要的信息文档安全保存,方便检索、可再利用,是档案管理信息化必须要解决的问题。

 

二、系统设计目标

       建设高效规范的企业档案信息管理系统,是提高企业管理信息化水平、促进企业发展的重要基础之一。

 

档案信息系统建设目标是

一、实现所有档案管理工作信息化

       实现从档案采集、分类、归档、管理、检索、查阅、销毁等整个档案全生命周期的信息化管理,取代过去档案信息的人工分检和人工查阅。尽最大可能实现所有资料电子化、信息化管理。

 

档案信息管理系统目标1-档案管理信息化

      

 二、提高企业档案管理安全管理水平

       所有档案信息化管理,采用双线备份、实现企业档案资料线下纸质、线上电子存档的双线管理,帮助企业将重要的产品技术、科技信息、项目成果、工程资料尽最大可能实现电子化、代码化管理,线下线上相结合。保证这些重要资料的安全保存和管理。

 

三、提升企业档案管理水平,加快检索再利用速度

       企业档案不仅是企业发展的宝贵历史和财富,也是未来产品更新换代、科技探索进步、制度变更完善的重要资料库,为一代代企业管理、技术、应用人员提供着无限的资源和支持。所以为满足企业日益加快的发展速度,必须重视档案信息化管理,提升企业重要产品、科技、文件、制度等文档资料的检索、查阅、再利用的速度。建立完善的企业重要资料档案库,实现所有档案的电子化、信息化管理、双线管理,通过先进的检索工具,实现企业资料的快速查阅、科学变更、及时积累的功能。为企业发展带来便利。

 

四、实现企业OA系统并行安全归档

       建设青岛OA协同办公系统中的档案管理系统,实现企业OA办公平台中几乎所有重要工作内容的及时归档和管理。保证OA系统负载均衡,轻负担运行,同时也保证企业无纸化办公中,重要流程、公文、文档的科学企业管理。

 

 

档案信息管理系统目标2-系统重要文件并行归档

 

 

三、系统功能架构

       系统架构本着“及时归档、合理分类、规范整理、安全保管、方便利用”的设计原则,将系统分为采集、管理、利用、注销4大部分。如下图

 

档案信息管理系统整体功能架构图

 

 

四、技术架构设计

       

1、存储方式设计

       青岛OA档案管理系统,对系统文件可进行同步归档,节省了人员审核、手工收集的麻烦。

 

       系统文件,在被采集归档管理时,会被同步复制到档案数据库中,重新分类保存。而档案数据库对文件、电子化内容的保管,安全级别更高,实行全库归档模式运行。非自然灾害情况下,以上内容信息要求必须安全保存,不可损坏、丢失。

 

 

青岛OA档案管理系统存储方式设计

       

2、存储内容设计

       青岛OA档案信息管理系统,采用矩阵列表设计,不仅可方便存储普通文档类资料,还可存储图片、音频、视频等各类多媒体素材资料。数据库设计能保证大容量、多媒体电子档案的安全、稳定存储和查阅。不损耗、不丢失、安全保存。

 

 

资料库可存放多种内容

      

 3、系统功能设计

       青岛OA档案信息管理系统依据企业档案管理流程,分为信息采集、档案管理、档案利用、注销记录四大功能模块,完整实现档案生命周期管理。

 

 

 

 
 

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